Mi asistente: lo que sabe de tu negocio

Aquí escribes lo que tu asistente debe saber. Es lo que usa para responder, así que cuanto mejor esté, mejor contesta.

La ficha del negocio

Los campos importantes:

A qué te dedicas — dos líneas, en tus palabras.
Servicios — la lista, uno por línea. Esto además alimenta las etiquetas: si escribes cada servicio con su nombre, el asistente reconocerá a quien pregunte por él.
Dirección — se busca en el mapa automáticamente al guardar, y sirve para el bloque de ubicación.
Horario, teléfono, web.

Fuentes de conocimiento

Además de la ficha puedes darle:

Tu web — la lee y aprende de ella.
Documentos (Word, PDF, .md o .txt) — tarifas, preguntas frecuentes, protocolos.
Textos sueltos — lo que escribas a mano.

Lo que subes se lee y se pone en el cuadro de texto antes de añadirlo: míralo y corrígelo si hace falta.

Documentos escaneados y fotos

Un PDF escaneado no tiene texto: son fotos de las páginas. Si tu panel tiene la lectura de escaneados encendida, también puedes subir fotos (JPG, PNG o WEBP), por ejemplo una tarifa fotografiada.

Antes de leer, te dice lo que cuesta y te pregunta. Se lee con la inteligencia artificial y cuenta en el gasto de IA de tu cuenta: unos 4 céntimos por cada diez páginas.
Solo se leen las páginas sin texto. Si un PDF tiene páginas normales y páginas escaneadas, las normales se leen como siempre y las escaneadas vuelven a su sitio.
Hasta 100 páginas y 20 MB de una vez. Si es más grande, pártelo.
El archivo no se guarda: se lee y queda solo el texto que tú añades.
Si sale mal: sin la inteligencia artificial en tu cuenta, con el tope del mes alcanzado o con el panel sin la lectura configurada, la pantalla lo dice y no te ofrece fotos. Pega el texto a mano. Si un PDF tiene páginas que no se pudieron leer, la pantalla dice cuáles.

Lo mismo vale en «Traer de un documento» (preguntas frecuentes) y en los servicios.

Cuándo responde con esto

El bloque «Responde con lo que sabe» del bot. Puedes activarlo desde el interruptor de Mi asistente, y se coloca solo antes del traspaso: primero intenta responder, y si no puede, te pasa la conversación.

Cada bot puede usar sus documentos. En la ficha de cada bot, «De qué habla este bot»: todos los que el bot puede contar, o solo los que marques. Útil si tienes un bot para una línea de servicios y otro para otra. La ficha del negocio la usan todos siempre.

La voz de tu asistente

Cómo habla cuando redacta: tono (cálido, sobrio o directo), trato (de tú, de usted, o de tú salvo que la persona escriba de usted), cómo se llama y lo que no dice nunca (una palabra o frase por línea).

El tono y el nombre se le piden. Lo que no dice nunca y el trato de usted se comprueban antes de enviar: si una respuesta lo incumple, no sale y la conversación pasa a tu equipo.
Con usted, los textos fijos del bot (la cita, los recordatorios, «no te he entendido»…) salen de usted. Los textos que escribiste tú salen tal cual: revísalos.
Si sale mal: si tus documentos están escritos de tú y eliges usted, alguna respuesta se descartará y pasará a tu equipo. Y una forma de tú suelta («tienes») puede colarse.

Las reglas, con sus versiones

Tus Reglas se aplican siempre. Cada vez que las guardas queda una versión (las diez últimas, con quién y cuándo), y puedes volver a la anterior. Si una regla menciona algo que tu asistente no debe prometer, o algo de «Lo que no dice nunca», te avisa al guardar: se guarda igual, pero léelo.

Memoria

«Recordar a las personas entre conversaciones», encendido de fábrica. El bot reconoce a quien ya escribió otras veces y deja en su ficha un resumen de lo que ha preguntado.

Lo que sabe de alguien por esa ficha lo usa para decidir (no volver a preguntar, elegir un camino), pero no lo cuenta en un mensaje ni se lo pasa a la IA, salvo nombre, correo y teléfono, o que la persona lo vuelva a decir. Quien escribe podría no ser la misma persona.
Si el resumen afirma algo delicado de alguien, como un estado de salud, no se guarda y se avisa. No lo detecta todo: se le pide a la IA que escriba lo que la persona preguntó, no lo que tiene.
A los 180 días las conversaciones se borran solas, y con ellas de qué habló cada persona. Lo que no se borra es que habló: en su ficha queda el día de la primera vez, y nada más. Así, una clienta de hace tres años que vuelve a escribirte recibe un «¡Hola otra vez!» en vez de la presentación entera. Sin fecha y sin decir cuántas veces vino, porque eso ya no se sabe. Para que ese día quede apuntado hacen falta los dos interruptores de esta pantalla encendidos: este y el de aquí abajo. Con cualquiera de los dos apagado no se apunta nada.
Una ficha vieja no es lo mismo que una conversación vieja. Si subiste tu lista de clientas desde una planilla, esas fichas son antiguas pero esas personas no han escrito nunca: el día que escriban, el bot las saluda como nuevas, que es lo correcto.
Apagado, el bot trata a todo el mundo como si escribiera por primera vez, no deja esa marca en ninguna ficha, y el copiloto no ve sus conversaciones anteriores.

Lo que se apunta en la ficha de cada persona

«Guardar en la ficha de la persona lo que el bot le pregunta», encendido de fábrica y es distinto de la memoria: una cosa es que el bot te reconozca, y otra qué se queda escrito de ti.

Encendido, en la ficha de esa persona dentro de tu bandeja se apuntan su nombre, su correo y su teléfono, y además cada respuesta que tus bots guardan —la pantalla te dice cuáles son, con sus nombres, para que sepas lo que estás encendiendo—.
Le sirve a tu equipo para abrir la ficha y ver de qué iba sin releer el chat.
Si además tienes la memoria encendida, en esa ficha aparece un dato más, puesto por el panel y no por la persona: panel_primera_conversacion, el día en que hablasteis por primera vez. Es lo que permite reconocerla cuando la conversación ya se ha borrado. No dice de qué habló.
La otra cara: esa ficha es un registro que dura años y que ve todo tu equipo, así que lo que alguien contó en un chat se queda escrito ahí.
Apagado, se apuntan solo nombre, correo y teléfono. Lo demás sigue vivo en la conversación y en el resumen, pero no se copia a su ficha.
Encenderlo o apagarlo queda en el registro del panel, con quién fue y cuándo.

Si borras algo en la bandeja

Si borras un contacto o una conversación en tu bandeja, el panel lo nota en su repaso diario y retira lo suyo de esa conversación (resúmenes, «Qué respondió», lo que habló con el bot) en uno o dos días, cuando lo ha comprobado dos veces. Las citas no: son tu agenda. Si desaparecen muchas de golpe, el panel se frena sin borrar nada hasta que quien administra lo confirme.

Lo que hay que vigilar

Contradicciones. Si en la ficha pones un precio y en el PDF hay otro, el asistente lo avisa. Haz caso: dos precios distintos es peor que ninguno.

Precios y disponibilidad envejecen. Si cambian a menudo, es mejor no ponerlos y que el asistente diga «te lo confirma el equipo».

Cuidado con lo que no debe contestar solo. El asistente informa de servicios, horarios, precios y cómo llegar. Lo que exige criterio profesional —un diagnóstico, un consejo legal, una recomendación técnica delicada— se pasa a una persona, siempre.