El segundo factor: un código del móvil para entrar

Con el segundo factor (también llamado verificación en dos pasos), para entrar en tu bandeja hacen falta tu contraseña y un código que te da una aplicación del móvil. Así, quien consiga tu contraseña no puede entrar sin tu móvil. Lo enciende cada persona del equipo, con su propio usuario, una sola vez.

Cuándo se enciende

Al empezar con secre24, en cuanto cada persona ha puesto su contraseña: primero las personas con permiso de administración en tu bandeja, y después el resto del equipo. Quien se incorpore más adelante lo enciende el primer día. El equipo de secre24 comprueba que cada persona lo tiene encendido.

Cómo se enciende

Instala en tu móvil una aplicación de códigos, si no tienes ninguna (por ejemplo, Google Authenticator o Microsoft Authenticator).
En tu bandeja, abre «Ajustes del perfil» y busca el apartado «Security». En la tarjeta «Two-Factor Authentication», pulsa «Manage Two-Factor Authentication». Salen en inglés aunque tengas la bandeja en español.
Con la aplicación del móvil, lee el código que aparece en la pantalla y escribe el número que te da. En la aplicación queda apuntada con tu correo.
Guarda tus diez códigos de reserva fuera del móvil: en papel, o en el gestor de contraseñas de tu negocio. Cada uno sirve una sola vez, para entrar cuando no tienes el móvil.

Al entrar, el código

Desde que lo enciendes, al entrar en tu bandeja te pide tu contraseña y, después, el código, en otra pantalla. También aparece en inglés:

arriba, «Two-Factor Authentication» y, debajo, «Enter your verification code to continue»;
con la pestaña «Authenticator App», la que aparece elegida, escribe las seis cifras que marque en ese momento la aplicación del móvil: al escribir la sexta, se comprueba automáticamente (si no, pulsa «Verify»);
si no tienes el móvil a mano, pulsa la pestaña «Backup Code», escribe uno de tus códigos de reserva tal como lo guardaste (ocho letras y cifras, con las letras en mayúscula) y pulsa «Verify».

Si aparece «Invalid verification code», el código no es el correcto: escribe el siguiente que marque la aplicación o, si es uno de reserva, comprueba que lo has escrito tal como lo guardaste (cada uno sirve una sola vez). Tienes cinco minutos desde que escribes la contraseña: si aparece «Invalid or expired MFA token», pulsa «Cancel and return to login» y vuelve a entrar.

Si sois más de cinco: de cinco en cinco

La bandeja admite como mucho cinco activaciones por minuto desde una misma conexión. Si lo encendéis a la vez más de cinco personas desde la misma oficina, a partir de la sexta da error: hacedlo de cinco en cinco, con un minuto entre un grupo y el siguiente. Si te sale el error, espera un minuto y vuelve a intentarlo.

Si pierdes el móvil

Entra con uno de tus códigos de reserva, en lugar del código de la aplicación: en la pantalla del código, pulsa «Backup Code».
Si no te queda ninguno, la persona titular de la cuenta o una persona con permiso de administración en tu bandeja se lo pide al equipo de secre24. Por seguridad, el equipo de secre24 le devuelve la llamada al teléfono de tu negocio que ya tiene (o lo comprueba en persona): tener tu contraseña no basta para pedirlo. Te quita el segundo factor y cierra tus sesiones; entras con tu contraseña y lo vuelves a encender en tu móvil.
Si te han robado el móvil y tenías la bandeja abierta en él, dilo al pedirlo: además, te pone una contraseña nueva que nadie conoce, y tú pones la tuya con «¿Has olvidado tu contraseña?», en la página de entrada de tu bandeja.