Citas: que el bot dé hora sin sacar a nadie del chat

La conversación que acaba en «te llamamos para darte hora» se pierde a menudo. En Citas dices qué huecos tienes libres, y el bot los ofrece y apunta la cita dentro de la misma conversación.

Es una agenda propia y a propósito simple: una franja de horas por día, todas las citas duran lo mismo y cada hueco admite una sola. No sustituye a la agenda que ya uses —ni se conecta con ella, hoy no se integra con ninguna—; su trabajo es convertir «quiero cita» en una hora concreta apuntada.

Lo primero: tus huecos

Sin esto el bot no puede dar hora, y la pantalla te lo dice: «Tu agenda aún no tiene huecos».

Los días. Uno por línea, con el mismo formato que tu horario: 9:00-20:00. El día que dejes vacío, no se ofrece.
Duración de cada cita. De 15 a 90 minutos. Es la misma para todas: si das servicios de duraciones muy distintas, pon la más corta y deja hueco entre medias, o apunta a mano las largas.
Antelación mínima. Cuánto tiene que faltar para el primer hueco que se ofrece. Sin antelación, 1, 2 o 4 horas, 1 día o 2. Si no quieres que nadie reserve para dentro de diez minutos, súbela.
Zona horaria. La tuya. De ahí salen las horas que se ofrecen y las que ves en la lista.

Dos citas no se pisan. Una cita no entra si se cruza con otra, aunque no empiecen a la misma hora: si alguien apuntó a mano las 10:15, el bot ya no puede dar las 10:00 de media hora. Pegadas sí caben (una acaba a las 10:30 y la siguiente empieza a las 10:30). Y dos conversaciones a la vez no pueden quedarse el mismo hueco: el primero que confirma se lo lleva y al otro se le ofrecen los que queden.

Días cerrados: festivos y vacaciones

Tus huecos son semanales: el viernes tiene la franja de los viernes, también si es Navidad. Para eso está «Días cerrados», en esta misma pantalla: un día suelto o unas fechas seguidas («desde» y «hasta»), con un motivo que solo ves tú.

Esos días el bot no ofrece citas. Si ofreció un hueco antes de que cerraras ese día y la persona lo elige después, no se reserva: le ofrece otros.
Un día cerrado es un día sin equipo. Si tu bot contesta «cuando tu equipo no está», ese día contesta; si solo contesta «en tu horario», no. «Cuándo atiende» dice «hoy cerrado».
No sale nada comercial: ni envíos (los programados esperan al siguiente día abierto), ni el rescate de conversaciones a medias, ni los mensajes del tablero. Unas vacaciones de más de una semana dejan fuera del rescate lo que se quedó a medias antes de empezarlas.
Los recordatorios de las citas que ya tengas sí salen, dentro de tu horario de envíos: si no, la cita del día después de un festivo se quedaría sin el aviso de la víspera.
Si ya tienes citas esos días, no se cancelan solas: al cerrar, la pantalla te dice cuántas hay, y tú decides si escribes a esas personas.
El mensaje del bot es opcional. Si escribes uno («Esta semana estamos de vacaciones: te contestamos el lunes»), el bot lo dice una vez en cada conversación de esos días. Si lo dejas vacío, no dice nada especial.
No vienen festivos puestos de fábrica: cambian por comunidad y por municipio, y el panel no puede saber cuáles abres. Los pones tú, cada año.
Para cambiar el mensaje o el motivo de un cierre, vuelve a cerrar las mismas fechas con lo nuevo: la pantalla dice «Día cerrado actualizado».
Caben 60 cierres (cada uno, un día suelto o unas fechas seguidas). Los que ya pasaron siguen en la lista hasta que los quitas; si llegas a 60, la pantalla no guarda uno más y te lo dice: quita alguno de los pasados.
Lo cierra quien administra la cuenta, como el resto de la agenda.

Lo que ve quien escribe

El bot enseña los huecos que tenga libres y siempre una salida: «Ninguna me va bien». Obligar a elegir hora a quien no le va ninguna es la forma más rápida de que abandone la conversación; con esa opción, la conversación sigue y la atiende tu equipo.

Cuando reserva, la cita queda apuntada en el panel, como nota privada en su conversación y con la etiqueta «cita». Así la ves desde los dos sitios sin tener que copiar nada.

Si llevas tu agenda de verdad en otro sitio: la cita apartada

Si tus citas mandan en otra agenda, el bot no puede saber qué hay allí: te puede dar una hora que allí ya está cogida si alguien olvidó copiarla aquí. Para eso está la casilla «Cita apartada», en «Tus huecos». Viene apagada.

Con la casilla marcada:

El bot guarda la hora igual: el hueco queda ocupado aquí y los recordatorios salen solos.
Pero no la da por confirmada. Le dice «Te la dejo apartada para el martes 22 a las 12:30; el equipo te la confirma por aquí» (o «Se la dejo…», si tratas de usted). El mensaje al reservar que hayas escrito en tu bot no se usa mientras la casilla esté marcada: dice «Reservada», que es justo lo que no quieres prometer todavía.
Tu equipo ve qué revisar: una nota «Cita apartada por el bot: revisar en la agenda» y la etiqueta «cita-por-confirmar», además de «cita» (así Informes la sigue contando). La etiqueta se crea sola en tu bandeja al marcar la casilla.
Recepción la mira en tu agenda de verdad. Si cuadra, la apunta allí y quita la etiqueta. Si choca, la cancela aquí («Cancelar», en «Próximas citas») y le escribe para buscar otra hora.
Si nadie la mira, la cita vale como hecha, igual que sin la casilla: la persona ya sabe que estaba apartada, no confirmada.

Un aviso al marcarla: si alguna prueba de tus bots espera el texto «Reservada», fallará, y una prueba que falla no deja publicar el bot. La pantalla te dice cuántas hay al guardar; cambia en ellas el texto esperado por «apartada».

Próximas citas

La lista de lo que viene, con dos cosas por línea: abrir su conversación en tu bandeja, y cancelar la cita. Al cancelar, el hueco vuelve a estar libre y el bot puede volver a ofrecerlo.

De ayer y hoy: ¿vinieron?

Un clic por cita. Sirve para dos cosas:

«Vino» cierra la cita y ya está.
«No vino» además le escribe por el mismo chat para proponerle otro hueco. Es el mensaje de reenganche, y lo escribes tú más abajo.

Si no marcas nada no pasa nada malo: la cita simplemente se queda sin respuesta y no se le escribe.

Apuntar una cita a mano

Para lo que entra por teléfono, por la puerta o por la agenda que ya usabas. Pones fecha, hora y —si quieres— nombre, contacto y servicio.

Esto no es papeleo: es lo que evita que te dupliquen una hora. Un hueco con una cita apuntada a mano deja de ofrecerse, así que si coges algo por teléfono y no lo apuntas aquí, el bot puede darle esa misma hora a otra persona.

Recordatorios automáticos

Dos mensajes por el mismo chat donde reservó:

La víspera, 24 horas antes.
El mismo día.

Y el tercero, el de reenganche, que sale solo cuando marcas «No vino».

En los tres puedes usar {{nombre}}, {{cuando}}, {{servicio}} y {{negocio}}, que se cambian por lo que corresponda. Si no quieres recordatorios, apaga la casilla y no se manda ninguno.

Un aviso que ahorra sorpresas: si el recordatorio sale por WhatsApp y hace más de 24 horas del último mensaje de esa persona, WhatsApp no deja escribir texto libre y hace falta una plantilla aprobada. El panel las prepara, pero Meta tiene que aprobarlas antes. Está contado en Envíos por WhatsApp y en WhatsApp e Instagram.

Cuánto se guardan las citas pasadas

En «Tus huecos» hay un desplegable, «Guardar las citas pasadas»: 1 mes, 3 meses, 6 meses, 1 año o 2 años. De fábrica son 6 meses, y lo cambias cuando quieras.

Pasado ese plazo, la fila de la cita y sus recordatorios se borran solos, cada día. Esa fila es la que guarda el nombre, el teléfono y el servicio de quien reservó: por eso no se guarda para siempre. Lo que hiciste con cada persona sigue en sus etiquetas de la bandeja, que no caducan: el plazo solo afecta a la cita.

Antes de bajarlo, la pantalla te dice cuántas se irían. Junto a cada plazo del desplegable ves cuántas citas pasadas se borrarían con él («1 mes · se borrarían 12 citas pasadas»). Si eliges uno más corto y se iría alguna, al guardar te pregunta «¿Seguro?» con el número: desde el panel no se recuperan. Si no se iría ninguna, guarda a la primera.

Las que pasen del plazo nuevo se retiran en la siguiente pasada diaria. El registro de cambios de tu clínica apunta el cambio con los dos plazos («Guardar las citas pasadas: de 6 meses a 1 mes»), y quien administra el panel ve en su registro cuántas citas se retiraron (solo el número, nunca nombres).

Cuando algo no sale

El bot no ofrece ninguna hora. Casi siempre es que no hay huecos puestos, que los días están vacíos, o que la antelación mínima se come todo lo que queda de hoy. Míralo en «Tus huecos».
Ofrece horas raras. Revisa la zona horaria: si está mal, las horas se ofrecen desplazadas.
Te llegan dos citas a la misma hora. Solo puede pasar si una se apuntó fuera del panel. Apunta a mano lo que cojas por teléfono y deja de pasar.
El recordatorio no llegó. Mira si esa bandeja tiene su plantilla aprobada; si la ventana de 24 horas estaba cerrada y no había plantilla, no sale.

Lo que esta agenda no hace

No se conecta con ninguna agenda de fuera. Lo que apuntes aquí no aparece allí, ni al revés.
No cobra ni pide señal. El bot puede llevar a quien reserva a tu forma de cobrar de siempre, pero el dinero no pasa por el panel.
No distingue por quién atiende ni por sala. Un hueco es un hueco.

Si necesitas algo de eso, la agenda que ya usas sigue mandando: esta es para que el chat acabe en una hora apuntada y no en una llamada pendiente.