Borrar los datos de una persona que lo pide

Cualquier persona que te haya escrito puede pedirte que borres sus datos: es su derecho, y tienes que poder hacerlo y demostrarlo. Esta guía es el paso a paso.

Quien administra la cuenta lo hace desde Tu equipo → Personas, entrando con su enlace privado (el que llegó por correo). No lo puede hacer el resto del equipo.

Son dos pasos, y los dos hacen falta

La bandeja y el panel guardan cosas distintas, así que hay que borrar en los dos sitios:

1. En tu bandeja, abre su ficha de contacto y bórralo. Con eso se van su ficha y sus conversaciones de la bandeja. Esto no borra lo que el panel guardó: lo que el bot le recogió, los resúmenes, sus citas, el rastro de «Qué respondió», los seguimientos que tengas apuntados con su nombre y lo que escribió y el bot no supo contestar siguen en el panel.

2. En el panel, entra con tu enlace privado (el que te llegó por correo: solo quien administra la cuenta puede hacer esto) y abre Tu equipo → Personas. Busca a la persona por su teléfono completo (con o sin prefijo, con o sin espacios, puntos, guiones o barras), por su correo entero, o por su número de contacto o de conversación de la bandeja; los nombres no se buscan, porque encontrarían a más de una persona. Los números sin prefijo se leen con el prefijo del país de tu ficha (Mi asistente → Tu negocio): si atiendes a gente de otro país, rellénalo.

   El panel te enseña dos listas. Todas las líneas llevan casilla, y solo se borra lo que quede marcado; lo que cambia es cómo vienen:

   • Lo que se borra, con la casilla marcada. Son las filas donde ese teléfono o ese correo está guardado en un campo: lo que el bot le preguntó y guardó, el contacto de una cita, el teléfono de un seguimiento. Que el dato sea el valor entero de ese campo es lo más parecido a «suyo» que el panel puede saber, y por eso vienen marcadas; no es lo mismo que serlo, así que repásalas: una cita puede estar apuntada con el teléfono de quien la pidió y un seguimiento con el de quien acompaña, y las dos te saldrán aquí. Quita la marca de lo que no sea suyo. Cada línea te dice de qué es, cuándo fue y con qué dato casó, con el número tapado menos sus últimas cifras («·· 6 00 11 22 33»). Si buscas por teléfono, sale también la línea de sus permisos de envíos por WhatsApp: el permiso se borra y, si se dio de baja, la baja se conserva sin nombre para no volver a escribirle. Esos permisos se encuentran por el número tal y como está en la ficha de tu bandeja: si es de otro país, escríbelo igual, con su prefijo.
   • Para mirar y marcar, con la casilla vacía. Son las filas donde el número o el correo aparece dentro de un texto: un mensaje que alguien escribió, un resumen, una pregunta que el bot no supo contestar, una línea de «Qué respondió». Ahí el panel sabe todavía menos de quién es —quien lo escribió puede estar dando el suyo o el de otra persona—, así que no se borra nada de esta lista salvo lo que marques tú.

   Esa segunda lista busca a lo ancho a propósito, y por eso puede traerte cosas que no son suyas: un número de otro país que acabe en las mismas cifras, una referencia o un importe que lleve esos dígitos dentro. No pasa nada, porque sin tu marca no se borra. Cada línea te dice por qué apareció: el dato, tapado menos sus últimas cifras, y lo que ese número lleva delante en el texto si lleva algo («va detrás de «+33» en el texto») —eso puede ser el prefijo de otro país o pueden ser unas cifras cualesquiera; el panel no distingue una cosa de la otra y por eso lo dice aparte en vez de pegártelo al número—. Las líneas que salen solo por ser otra conversación de un contacto que ya está en la lista no llevan dato: no han casado con ninguno, salen por el contacto. Y todas te dicen en qué campo apareció y en qué conversación: si dudas de alguna, ábrela en tu bandeja con ese número y léela allí: el panel no te enseña lo que se escribió, y la bandeja es donde puedes mirarlo.

   Cada línea dice también lo que se lleva consigo («y su cita del 9 de septiembre», «y 2 líneas de «Qué respondió»»). Eso no tiene casilla aparte a propósito: se va con la línea de la que cuelga, porque una cita reservada desde una conversación que borras no puede quedarse sola. Lo que cuelga de una conversación son sus resúmenes, sus citas —con sus avisos de recordatorio—, su rastro de «Qué respondió» y los seguimientos apuntados desde ella; de una cita, sus avisos. Nada más: lo que no marques y no cuelgue de algo marcado no se toca.

   Si buscas por número de contacto o de conversación, el panel vuelve a buscar además con el teléfono y el correo que llevan dentro su cita y su resumen, y te lo dice. Si lo encontrado toca más de un contacto de tu bandeja te lo avisa —puede ser más de una persona—, pero no te bloquea: mira las líneas y decide tú. Y si quieres estar segura de a quién estás borrando, búscala por su número de contacto: ahí eliges tú a la persona, y es la única búsqueda que se lleva un contacto entero con todas sus conversaciones.

   Escribe BORRAR para confirmar. Antes de borrar, el panel te pregunta una última vez y te dice cuántas cosas se van con lo que tienes marcado en ese momento —contando lo que cada línea se lleva consigo—, así que si desmarcas algo y vuelves a pulsar, el aviso cambia. No se puede deshacer.

   Si pasa un rato entre buscar y confirmar, el panel vuelve a buscar antes de borrar: si algo ya no está (una conversación puede haber caducado), no borra nada y te pide que vuelvas a buscar.

Si empezaste por el panel, termina en la bandeja: borrar en el panel no borra el contacto en tu bandeja, y al revés. En «quién hizo qué» queda apuntado que se borró, cuándo, quién lo hizo y las cuentas de lo borrado —lo que se borró solo y cuántas líneas marcaste a mano, nunca su teléfono, su correo ni su nombre—, que es lo que te permite demostrar que atendiste la petición.

El panel alcanza, además de sus conversaciones, resúmenes y citas: los seguimientos con fecha que la nombran (los de «A quién escribir», que llevan su nombre y su teléfono), el rastro de «Qué respondió» y las preguntas que el bot no supo contestar. Los seguimientos llevan su teléfono en un campo, así que te salen marcados; el rastro y las preguntas son mensajes de la gente tal y como los escribieron —texto, no notas de tu equipo—, así que el panel no los da por suyos nunca: una pregunta te sale siempre para marcar, con la casilla vacía, y una línea de «Qué respondió» también, salvo cuando cuelga de una conversación que sí se borra —entonces se va con ella, y te lo dice en la línea de esa conversación—. Si crees que alguna pregunta la nombra de otra forma (solo su nombre, por ejemplo), repásalas en Informes → «Lo que no supo contestar», donde se quitan una a una; es también donde se quita la que se te quede debajo del corte cuando hay muchas líneas para marcar, porque una pregunta no tiene número de contacto ni de conversación por el que buscarla.

Lo que el panel no toca: los registros de quién hizo qué, que no llevan nombres.

Y lo que está fuera del panel: las copias de seguridad que hayas descargado antes siguen llevando sus datos: bórralas o vuelve a descargarlas.